연구문서 보안과 관리를 동시에 수행
- 기관 소유의 소중한 연구자산에 대해 사용자 PC 및 각종 온/오프라인 매체에 문서 저장을 금지해 보안을 강화
- 강력한 중앙 관리로 문서의 이력, 외부 전달 승인 프로세스 등
- 자원에 대한 통제권을 기관이 직접 소유하여 문서의 자산 가치를 증대
사용자에 의한 정보 유출 차단
- 중앙 정책관리를 통해 각각의 연구 문서 및 폴더 접근 권한 제어와 외부 반출 문서의 승인 프로세스 적용
- 문서 유출 경로 차단을 통해 서버에 있는 연구문서는 외부 저장 매체 (USB, 외장하드, 웹메일 등) 로 저장 불가 및 중앙화 정책에 따라 우회적인 유출행위 (인쇄, 캡쳐, 클립보드 등) 차단
내외부 연구자들 간 안전하고 편리한 협업
- 모든 파일은 중앙에 저장되어 있어 내부 직원들과의 협업이 편리
- 파일 URL 공유 시, 사용자 별 권한에 따라 수정,조회,삭제 등의 작업이 가능
- 링크 전달 후 파일이 수정된 경우에도 재 전달할 필요가 없어 업무 효율이 향상
고객사, 협력 기업과의 안전한 협업
- 문서를 고객,협력사에 전달하는 경우, 관리자에게 결재를 받아 무분별한 파일 내보내기를 제어하는 외부 반출 프로세스를 제공
- 파일 URL 조회 기간, 다운로드 수 제한, 비밀번호 입력 등 강력한 기업 보안 정책에 따라 외부 사용자와 공유하고 협업이 가능
전자연구노트 및 연구과제관리 시스템과 자동 연계
- 전자연구노트 시스템을 통해 생성된 연구노트 및 시점인증 자료에 대해 자동으로 구조적 적재 및 관리가 가능
- 연구과제관리 및 연구사업관리 시스템의 모든 첨부 파일들이 연구문서 중앙화에 적재되어 통합 관리가 가능
출장, 재택근무 지원 스마트워크 환경 제공
- 재택 근무를 하는 직원도, 출장중인 직원도 권한에 따라 업무에 필요한 파일을 자유롭게 열람
- 모바일 역시 파일 다운로드는 승인 절차를 걸처야 가능
버전관리 및 이력관리 통한 Compliance 충족
- 연구 문서 생성부터 수정, 다운로드, 조회 이력 등의 모든 파일 작업 기록을 확인 가능
- 잘못 수정된 파일은 이전 버전으로 쉽게 복구
- 관리자는 누가, 언제 문서를 삭제했는지 검색 가능
효율적인 스토리지 사용 및 관리
- 대시보드를 통해 실시간 스토리지 사용량을 모니터링 가능
- 문서 등록 시, 자동으로 중복 문서 여부를 실시간 체크
- 중복 문서는 삭제하지만, 문서 속성정보는 그대로 유지하여 사용자 화면에서는 문서 확인 가능
